Ако фирмата Ви планира преместване в нов офис, със сигурност ще се стремите към минимални смущения в работния процес преди, и по време на преместването.

За подобно преместване доброто планиране, подготовка и комуникация са ключов фактор. Въпреки че преместването на офиси е трудна задача, има стъпки, които можете да предприемете, за да поддържате процеса максимално гладък и без-стресов.

Следвайте тези стъпки и ще си гарантирате добре организирано и спокойно преместване на офиса, без допълнително разстройване на работния процес.

Първа стъпка – Организиране на преместването

След като решите да се премествате, започнете да организирате първите стъпки. В идеалния случай трябва да се заемете с това около 3 до 6 месеца преди самото преместване.

  • Ако сте наемател в настоящия си офис, прегледайте добре клаузите по Договора си за наем. Ако има срок за предизвестие го предвидете, за да не загубите депозит или друга такса. Може също така да има клаузи за поемане на отговорност за счупвания или повреди в сградата, възникнали по време на преместването. Уверете се, че сте наясно с всички условия.
  • Съставете екип за планиране, който може да делегира задачи и да отговаря за процеса по преместването.
  • Започнете да проучвате оферти на различни компании за преместване, за да намерите най-добрата налична услуга и оптимално съотношение цена / качество.
  • Разберете дали ще имате нужда от застраховка за преместването на техническото оборудване и машини.
  • Задайте своя бюджет за преместване, за да предотвратите преразходването.

Втора стъпка – Комуникация

След като определите датата на преместването, е важно да уведомите всички свързани с това страни, за предстоящата промяна.

  • Ако сте в наемни взаимоотношения, уведомете собственика на наетата от Вас сграда по определеният в Договора Ви срок и начин.
  • Уведомете всички членове на Вашия екип за датата на преместване и за новия адрес на офиса.
  • Уверете се, че списъкът с клиентите и списъкът на доставчиците на услуги са актуални и уведомете тези, които е нужно за промяната.
  • Уверете се, че всички членове на екипа знаят какви ще бъдат задълженията им преди, по време на, и след преместването.
  • Резервирайте професионална фирма за преместване.
  • Уведомете местните партньори, филиали и доставчици за предстоящото преместване, особено тези, които ще бъдат пряко засегнати от промяната на адреса и информацията за контакт.

На кого да изпратите известие за промяна на адреса:

  • Клиенти и партньори;
  • Всички професионални организации, към които принадлежите;
  • Канцеларски услуги;
  • Банки и финансови институции;
  • Всякакви фирми за кетъринг, доставки на вода, кафе и др., които използвате;
  • Сервизни компании за фотокопирни машини или принтери;
  • Застрахователни компании;
  • Всички отдели за комунални сметки;
  • Вашият доставчик на интернет услуги;
  • Всички допълнителни услуги, които вашата компания използва.

Трета стъпка – Подготовка

Сега е ред да помислите за логистиката по преместването на цялото ви офис оборудване на новото място.

  • Снабдете се с подробен план на новото офис пространство и планирайте как ще разположите нещата.
  • Създайте опис на съществуващите офис мебели.
  • Поръчайте нови мебели и канцеларски уреди, ако е необходимо, тъй като може доставката им да отнеме време.
  • Наемете външни съоръжения за съхранение до деня на пренасянето, ако е необходимо.
  • Използвайте цветни кодове за всеки отдел, за по-голямо удобство. Работете по подробните чертежи на етажа и разпределете цветно кодираните секции на отдела.
  • За по-голяма яснота можете да сложите номер за всеки служител и да го добавите към бюрото и оборудването му.
  • Означете ясно и общите пространства в новия си етажен план.
  • Подпишете всички нужни официални документи, разрешителни и лицензи.
  • Резервирайте места за паркиране и асансьори за деня на преместването.
  • Организирайте услугите по почистването на Вашия текущ офис, както и на новите помещения.
  • Финализирайте кодовете за достъп и сигурността на новите помещения.
  • Изпратете подробен план на етажите, на наетата фирма по преместването, а ако е нужно организирайте среща в новите помещения, за да са наясно с потенциалните проблемни моменти и места.
  • Създайте подробен план за деня на преместването, който Вашите служители да следват.
  • Съставете списък на спешните номера на всички, които участват в преместването, както и поддръжката на асансьора и управителя на сградата.
  • Какво трябва да обсъжда вашият екип за планиране на този етап?
  • Назначете член на всеки екип, който да наблюдава изпълняването на задълженията на отдела за опаковане на вещите.
  • Изготвяне на упътвания до новото място, включително инструкции за паркиране, градски транспорт и т.н.
  • Съставяне на „подвижен пакет“ за всеки член на персонала, включително неговия разпределителен номер на бюрото, цветен код и информация за новото място.
  • Определяне на стандартизиран начин за етикетиране на лаптопи, екрани, твърди дискове, клавиатури и т.н. и информиране на целият персонал.
  • Решаване кои представители ще останат в текущия офис до заминаването на последния камион и кои ще отидат на новото място, за да наблюдават процеса.
  • Организиране на всеки отдел за изпразване и опаковане, или запечатване на техните картотеки и т.н.

Четвърта стъпка – Преместването

След всички тези организационни процеси, със сигурност в деня на преместването,  трябва да се чувствате добре подготвени. Ето още няколко начина да гарантирате, че всичко върви гладко в големия ден.

  • Дръжте спешните телефони под ръка.
  • Определете бюджет за освежаване(храна и напитки) на участниците в преместването.
  • Ако е необходимо, организирайте включването на климатика по време на носенето.
  • Уверете се, че първо се премества цялото технологично оборудване, компютри, телефони и т.н.
  • Оставете професионалистите да си свършат работата😊

Пета стъпка – Настаняване

Голямото преместване е зад гърба Ви! Сега е време да настроите последните няколко неща, за да можете да се върнете към работа възможно най-скоро.

  • Уверете се, че всички зони са ясно дефинирани и обособени, така че персонала да се ориентира лесно.
  • Настройте всички компютри и технологично оборудване, телефонни линии и системи.
  • Актуализирайте уебсайта на компанията си с новата информация за контакт.
  • Извършете подробна проверка на помещенията и докладвайте за всяка повреда по вина на професионалните хамали, ако е необходимо.
  • Съберете всички пропуски, чипове и ключове за старите помещения и ги изпратете обратно.
  • Раздайте новите пропуски, кодове за достъп и ключове за новия офис.
  • Проверете всички фактури и плащания по преместването.
  • Може да помислите за малък жест към служителите си, като оставите на бюрото на всеки служител „пакет за добре дошли“ с името, длъжността, поздравителната бележка и лакомства😊.

Поздравления, успяхте!

Ако сте успели да преминете през преместването на цял офис, без да се стресирате, значи трябва да поспрете и да празнувате! Надяваме се, че съветите ни са Ви помогнали!

4.8
4,8 rating
4.8 out of 5 stars (based on 4 reviews)
Excellent75%
Very good25%
Average0%
Poor0%
Terrible0%

Премествне на офиса

References

Outgoing link

„Хамали ЛУКС“ ЕООД е лицензирана фирма за хамалски услуги. Вътрешни и международни премествания, както и професионално извършване на монтажни дейности. Работим по световни стандарти, гарантиращи качествени хамалски услуги и че вашите вещи ще бъдат преместени безпроблемно до всяка точка на света.

За нас граници не съществуват в сферата на Премествне на офиса

Планираме всичко изключително внимателно. Демонтаж/Монтаж на мебели и уреди, опаковане, събиране ( хамалски услуги), превозване, окончателно доставяне и разопаковане. Премествне на офиса.

Държим най-вече на професионализма и качеството на услугите, които предлагаме: хамалски услуги и преместване.
Нашата цел е да Ви предложим максимално ефективни решения

Ние сме експерти в опаковането и преместването на активите на вашата фирма.

Премествне на офиса

Офис мебели,

Електронни устройства,

Лабораторно оборудване или Фабрично оборудване към новите ви помещения. Цялото електронно оборудване, като сървъри и модемни шкафове, се опаковат в специално проектирани кутии и се транспортират в превозни средства с пневматично окачване. Премествне на офиса

Изберете MLUX – hamali-lux За Вашето безпроблемно преместване. Преместване на офиси, преместване на дома и международно преместване.